Realizowany przez Ciebie projekt może oddziaływać na ogromną liczbę osób, instytucji i organizacji. Równie silny może okazać się jego wpływ na otoczenie. Osoby stojące za konkretnym produktem lub usługą nazywa się interesariuszami. Świadomość tego, w jaki sposób każda z nich wpływa na efekt prac nad przedsięwzięciem, ma kluczowe znaczenie dla rozwoju i końcowego sukcesu całej operacji. Z tego tekstu dowiesz się, czym jest mapa interesariuszy, dlaczego ich analiza jest tak ważna z punktu widzenia pracy nad projektami i jak przeprowadzać identyfikowanie osób zaangażowanych w realizację zadania.
Kim są interesariusze?
Jak już wiesz, mianem interesariuszy określa się osoby, które:
- mają wpływ na dany projekt,
- znajdują się w zasięgu wpływu projektu.
Mogą być to osoby znajdujące się na wszystkich poziomach wewnątrz organizacji: od szeregowych pracowników, poprzez kadrę kierowniczą, aż po zarząd i osoby decyzyjne. Pozycja w firmie ma w tym przypadku znaczenie drugorzędne – analiza interesariuszy skupia się przede wszystkim na ocenie zaangażowania w dane zadanie. Z tego punktu widzenia istotny jest każdy, kto w jakikolwiek sposób angażuje się w Twój projekt. Co więcej, wiele osób nie musi bezpośrednio udzielać się przy realizacji danej koncepcji, ale projekt może wywierać na nie określony wpływ.
Prawidłowo wykonana mapa interesariuszy dzieli ich na dwie grupy: wewnętrznych oraz zewnętrznych. Wewnętrzni interesariusze to wspomniane wyżej osoby zatrudnione w firmie: szef, członkowie zarządu, menedżerowie czy zespoły robocze. Z kolei grono interesariuszy zewnętrznych obejmuje osoby spoza firmy, do których zwykle zaliczają się:
- klienci – odbiorcy projektu,
- zewnętrzni partnerzy i podwykonawcy,
- użytkownicy, niezależni testerzy,
- inwestorzy oraz doradcy,
- dostawcy usług.
Jak określić interesariuszy projektu
Prawidłowemu określeniu grona osób mających wpływ na projekt – lub na które to projekt wywiera wpływ – służy analiza interesariuszy. Proces ten, zwłaszcza w przypadku złożonych zadań wykonywanych przez liczne osoby i zespoły, może okazać się równie wymagający, co sama realizacja projektu! Warto jednak podejść do niego z najwyższą starannością, aby nie pominąć żadnej z osób zaangażowanych na różnych etapach wdrażania przedsięwzięcia. Mapa interesariuszy nie tylko pozwoli Ci określić współpracowników, ale także odpowiednio nimi zarządzać, mając na uwadze sukces projektu.
W prawidłowej identyfikacji pomaga odpowiedź na proste pytanie, które warto sobie zadawać, oceniając zaangażowanie w przedsięwzięcie. Brzmi ono: „czy realizowany przeze mnie projekt w jakikolwiek sposób wpłynie na daną osobę?”. Jeśli odpowiedź okaże się twierdząca, oznacza to, że masz do czynienia z interesariuszem Twojego zadania.
Na pierwszy rzut oka skala osób, na które dany projekt może mieć wpływ, wydaje się zwykle bardzo szeroka. Właśnie dlatego tak ważna jest szczegółowa analiza, która pozwala ocenić faktyczny poziom zaangażowania. W przypadku członków zespołu projektowego lub osób, zatwierdzających końcowy produkt można mówić o graczach kluczowych, jednak wpływ innych, np. dostawców usług, będzie znacznie bardziej ograniczony.
Co to jest mapa interesariuszy
Poprzez mapę interesariuszy należy rozumieć narzędzie służące do identyfikowania jednostek zaangażowanych w projekt oraz określania ich wpływu i zainteresowania. Starannie przeprowadzona analiza pozwoli Ci ocenić poziomy oddziaływania poszczególnych osób na proces tworzenia produktu lub usługi. Podstawowym celem tworzenia mapy jest szeroko rozumiane usprawnienie komunikacji pomiędzy wszystkimi tymi, którzy oddziałują na projekt lub znajdują się pod wpływem jego oddziaływania.
Jak przygotować mapę interesariuszy
Poniżej wyjaśniamy, jak krok po kroku stworzyć macierz interesariuszy Twojego projektu. Postępuj zgodnie z naszymi wskazówkami, a z pewnością nie pominiesz żadnego istotnego aspektu!
Identyfikowanie interesariuszy
Na tym etapie określ grupy osób zaangażowanych w projekt, odpowiadając na pytania:
- komu zależy na przedsięwzięciu?
- kto ma na nie wpływ?
- kto może zatwierdzić lub odrzucić produkt/usługę?
- na kogo może wpływać całość działań?
Określanie poziomów wpływu
Tworzenie macierzy interesariuszy zakłada cztery poziomy wpływu i zainteresowania projektem. Ich szczegółowy opis znajdziesz w poniższej tabeli.
| Grupa 1 | Wysoki wpływ i wysokie zainteresowanie | Ważni partnerzy oraz klienci, osoby zatwierdzające oraz finansujące projekt. Z przedstawicielami tej grupy warto kontaktować się regularnie, ponieważ są kluczowymi graczami w całym przedsięwzięciu. |
| Grupa 2 | Wysoki wpływ i niskie zainteresowanie | Osoby wspierające projekt, ale wykazujące nikłe zainteresowanie, np. zewnętrzni partnerzy, dostawcy usług, kadra kierownicza. Ważne, by miały podstawowe informacje o przedsięwzięciu. |
| Grupa 3 | Niski wpływ i wysokie zainteresowanie | Grupa osób, które aktywnie interesują się projektem, jednak nie mają wpływu na jego realizację lub blokowanie. Warto na bieżąco informować ich o rezultatach prowadzonych prac. |
| Grupa 4 | Niski wpływ i niskie zainteresowanie | Drugorzędni interesariusze, których od czasu do czasu możesz poinformować o postępach w pracy zespołu projektowego. |
Zrozumienie potrzeb interesariuszy
Jeśli analizę interesariuszy masz już za sobą, czas przejść do kolejnego kroku, jakim jest aktywne wsłuchanie się w ich potrzeby i intencje. Jako osoba odpowiedzialna za zadanie, musisz mieć świadomość, że interesy osób o różnych poziomach zaangażowania i zainteresowania mogą znacząco różnić się od siebie. Twoją misją jest zaproponowanie rozwiązań, które ułatwią zrozumienie intencji interesariuszy, jednocześnie nie wpływając negatywnie na proces realizacji zadania.
Bieżące informowanie interesariuszy
Gdy już zakończysz identyfikowanie osób zainteresowanych i zaangażowanych w projekt, czas na przedstawienie im informacji adekwatnych do stopnia wpływu na realizację zadania. Kluczowi interesariusze powinni m.in. zaakceptować plan przedsięwzięcia, jego zakres oraz cele.
Po co mapa interesariuszy – poznaj kluczowe korzyści!
Zastanawiasz się, dlaczego warto korzystać z narzędzia, jakim jest mapa interesariuszy przy swoich projektach? Kluczowe korzyści, jakie zapewnia właściwe identyfikowanie wpływu, to m.in.:
- wyższa skuteczność w egzekwowaniu udziału w projekcie kluczowych graczy,
- możliwość uzyskania większego wsparcia oraz dodatkowych środków,
- precyzyjna komunikacja z użyciem właściwych narzędzi i kanałów,
- gwarancja bieżącego informowania interesariuszy o stanie prac nad projektem,
- eliminacja ewentualnych utrudnień oraz dodatkowych kosztów na kolejnych etapach działania,
- zwiększenie świadomości projektu wśród osób zaangażowanych w jego realizację.
Właściwa identyfikacja interesariuszy – gwarancja sukcesu Twojego projektu
Jak widzisz, właściwa analiza interesariuszy połączona ze stworzeniem ich mapy znacznie ułatwia cały proces i sprawia, że realizacja zadania przebiega bez zakłóceń. Wdrażając identyfikację osób zaangażowanych w projekt, możesz upewnić się, że ich oczekiwania pokrywają się z głównymi celami przedsięwzięcia. Jednocześnie mapa wpływu pozwoli Ci spojrzeć na projekt wielowymiarowo i skupić uwagę nie tylko na perspektywie klienta, ale także wielu innych stron zaangażowanych w dostarczenie końcowego produktu lub usługi. Zdobądź przewagę w lokalnych wynikach wyszukiwania! Obejrzyj nasze usługi pozycjonowania lokalnego i podbij lokalny rynek już dziś.
